¿Cómo organizar una reunión por Zoom?

La tecnología avanza a tal grado que ahora las reuniones se han podido trasladar a aplicaciones que son funcionales para aumentar la popularidad y alternativa de no solo los emprendedores, sirve para cualquier sector a la hora de gestionar una interacción con un equipo de trabajo o amigos.

En cualquiera de los casos, puedes mantener informado a tu equipo, sin importar el tamaño, con reuniones formales donde puedes explicar, libremente, el flujo de trabajo diario.

Ahora no es necesario estar 100% en una oficina, desde la lejanía, puedes observar, si han cumplido o no, los objetivos planteados.

¿Cómo funciona Zoom?

Zoom es una referencia de las plataformas nuevas de videoconferencias, a raíz de la pandemia, por ejemplo, el área de educación, gestiono sus clases virtuales por este medio de una forma interesante.

Gracias a esta plataforma, puedes efectuar reuniones virtuales. Ya sean por videos o audio.

Todo ocurre de manera online, dando la oportunidad de grabar esas sesiones.

Eso significa que no tienes que cerrarte, al momento de realizar alguna actividad.

¿Qué nos ofrece la plataforma de Zoom?

Dentro de la plataforma, tienes la utilidad de organizar reuniones individuales, grupales o solo compartir pantalla uno a uno.

Hay que destacar, existen otros servicios similares para realizar videollamadas, no obstante, usar el plan gratuito de la plataforma Zoom, tienes la opción de hacer reuniones individuales de forma ilimitada.

También hacer videos, conferencias de hasta 40 minutos y 100 miembros.

Al final, recuerda que la propuesta de valor de esta plataforma, es utilizar el medio para reunir un grupo de personas en videoconferencias. Puedes tener una capacidad de hasta 1000 personas, facilitando los medios en una interfaz muy similar a Skype.

Según el plan que selecciones, tienes opción de programar conferencias, emplear una pizarra virtual, transmitir pantalla y grabar las reuniones. La resolución de la plataforma es muy buena, la calidad del video ronda entre los 720p full HD hasta 1080.

Aparte de todo lo antes mencionado, la app ha recibido algunas críticas, por ejemplo, en algunos países tienen bloqueado el acceso.

¿Razón?

No cuenta con un sistema avanzado para cifrar conversaciones, ofreciendo una privacidad 100% a sus miembros.

Generando cierta polémica, de allí, surgió la idea de los métodos de pagos para anexar proteger la privacidad de sus miembros.

¿Cómo organizar una reunión de negocios?

Antes de organizar una reunión, primeramente, tienes que descargar la app. La empresa tiene la facilidad de adaptarse a sistemas operativos como Windows, Mac y Linux, además, adaptación a equipos móviles con sistema operativo Android e IOS.

Descargada la aplicación, tienes que iniciar una reunión o unirte a una.

Los miembros que quieran que estén en tu reunión, podrás compartir el enlace del evento.

Dentro la interfaz, tiene opciones de silenciar o activar micrófono, iniciar video, detener video, invitar a participantes, cambiar nombre o chatear.

Desde el navegador, puedes ingresar. Sin embargo, es un poco más complicado, la primera opción, es usar el enlace de una persona que te invite a una sala. La alternativa es usar la versión WEB.

Entrando al portal de Zoom, una vez registrado, solo tienes que dar clic al botón de “Inicio”.

Usar la versión web es más dinámica, tienes la oportunidad de presentar un resumen organizado, realizar seguimiento a tus colegas y mirar conversaciones más fáciles.

Trucos para gestionar la plataforma de Zoom

Zoom ofrece opciones útiles para emprendedores que quieran comenzar con reuniones uno a uno. Ahora bien, según nuestra experiencia, esto son los trucos que harán mejor uso de la plataforma:

✅ Fondos virtuales

La plataforma les brinda la oportunidad a sus usuarios de cambiar el fondo, evitando eliminar cualquier desorden o algo que no quiera que vea las demás personas.

Para cambiarlo, tienes estas dos opciones:

Desde el escritorio

• Únete a una reunión.
• Luego le das clic, al botón “Detener” o “Stop Video”.
• Busca en la esquina inferior izquierda, opción menú y selecciona “Elegir fondo virtual o “Choose Virtual Background”.
• En la siguiente opción, elige “Fondos y filtros”.
• Llegado a este lugar, te aparecerán las opciones, busca el de tu preferencia.

✅ Sincronizar reuniones

Como emprendedor no está de más apuntar tus reuniones en un calendario. A lo mejor a estas alturas, tienes una app para organizarte. En su gran mayoría, se usa Google Calendar.

Lo interesante es que Zoom, tiene la oportunidad de sincronizar, tu cuenta, gestionando todas las reuniones de Zoom con Google Calendar.

Desde tu ordenador o Smartphone, tienes la oportunidad de gestionar y programar reuniones.

✅ Mejorar calidad

Pocos conocen este truco cuando inician en la plataforma, sin embargo, puedes mejorar la imagen de los videos de una manera considerable.

Mejorando el aspecto de lo que haces a niveles increíbles y top.

Solo tienes que ingresar a la sección de video, configuración y elegir la opción de “Habilitar HD”.

Desde acá, puedes retocar la apariencia como mejor prefieras según tus necesidades. Activar esta opción, te permite usar un vídeo de alta calidad, dándote mejor aspecto profesional.

✅ Usar modo pizarra

Otro aspecto extra que te ofrece la plataforma, es usar la opción de pizarra virtual. Si quieres explicar algo de una manera dinámica y que se observe de alta calidad, tu mejor opción es la pizarra virtual.

Disponible en la versión web y app móvil, puedes comenzar una reunión, compartir pantalla y buscar la opción de compartir pizarra blanca. Dentro de la plataforma tienes herramientas de dibujo que sirven para la escritura y que puedas utilizarla como mejor te convenga.

¿Por qué los emprendedores deben conocer estas plataformas?

Si eres un emprendedor, en algún momento tendrás que reunirte con un cliente uno a uno, mediante videos conferencias para quizás entrar en el primer contacto o gestionar la explicación de la gestión de un trabajo.

Por otra parte, tales plataformas son claves para la gestión de tu equipo de trabajo, que como hoy se observa mucho el teletrabajo, ha venido para quedarse, por eso, debes adaptarte a estas nuevas opciones que son funcionales para que saques el mejor rendimiento de tu empresa, especialmente de tu tiempo.

Aunque no lo creas, mejorar tu sistema de producción, es lo que hará que tus resultados incremente, de una forma, extraordinaria.

Espero que sea de gran utilidad para ti, aún queda mucho por conocer sobre esta plataforma, pero espero que des el paso de abrir una reunión por Zoom con este mini tutorial que sirve de introducción.